Management Assistant & Office Coördinator (interim / temporarily)

GIGA Storage ontwikkelt, bouwt en exploiteert grootschalige batterijopslagsystemen (Battery Energy Storage Systems, BESS). Met onze projecten zorgen we ervoor dat duurzame energie efficiënter opgeslagen kan worden en beschikbaar is wanneer ze nodig is. Zo spelen we een belangrijke rol in de energietransitie in België, Nederland en Duitsland.

Vanuit onze verschillende kantoren werken we met een ambitieus en ondernemend team aan innovatieve energieprojecten die bijdragen aan een stabiel en duurzaam energiesysteem. We combineren de dynamiek van een scale-up met de impact van projecten die er echt toe doen. Door onze sterke groei zijn we voor ons Belgische kantoor in Genk op zoek naar tijdelijke versterking voor onze Office.

Wat houdt de rol in?

Voor de periode van begin augustus tot en met eind december zoeken we een zelfstandige en proactieve Management Assistant & Office Coördinator voor ons kantoor in Genk. In deze tijdelijke functie ondersteun je een drietal managers bij het beheer van hun agenda, het ontzorgen op administratief en organisatorisch vlak en zorg je ervoor dat het kantoor dagelijks vlot draait.

Je bent zichtbaar aanwezig op kantoor, bewaart het overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zaken geregeld zijn voordat iemand ernaar hoeft te vragen. De agenda’s veranderen regelmatig door reizen, afspraken en projectactiviteiten. Jij zorgt ervoor dat alles logisch ingepland wordt, inclusief reistijden, hotels en praktische afstemming.

Deze functie vraagt meer dan alleen uitvoeren. We zoeken iemand die zelfstandig uit de voeten kan, prioriteiten weet te stellen en overzicht bewaart in een dynamische omgeving.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden

• Agendabeheer inclusief het plannen van afspraken, reizen, hotels en het vermijden van planningsconflicten.

• Zorgen voor een goed georganiseerd en representatief kantoor in Genk, inclusief facilitaire zaken, bestellingen en contact met leveranciers en gebouwbeheer.

• Signaleren en oplossen van praktische kantoorvraagstukken zoals onderhoud, herstellingen en dagelijkse operationele zaken.

• Ondersteunen van teamactiviteiten en vergaderingen, waaronder occasioneel notuleren en de praktische organisatie.

Wat breng je mee?

• Je hebt ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant, Management Assistant, Office Coördinator of in een gelijkaardige ondersteunende functie.

• Je bent zelfstandig, proactief en denkt vooruit.

• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.

• Je werkt nauwkeurig en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en kan je goed uitdrukken in het Engels.

• Je bent beschikbaar voor een tijdelijke opdracht van begin augustus tot en met eind december.

• Je bent bij voorkeur vier tot vijf dagen per week beschikbaar (24-28 uur) en werkt het grootste deel van de week op kantoor.

Waarom is deze rol interessant?

• Je krijgt veel autonomie en verantwoordelijkheid binnen een snelgroeiende organisatie.

• Je vervult een sleutelrol binnen het Belgische kantoor en bent een belangrijke sparringpartner voor het management

• Je combineert organisatorische, facilitaire en coördinerende taken in één gevarieerde functie.

• Je komt terecht in een ondernemende omgeving waar beslissingen snel genomen worden en jouw impact meteen zichtbaar is.

Wat biedt GIGA jou?

• Een tijdelijke opdracht met veel zelfstandigheid en ruimte voor initiatief.

• Een gevarieerde combinatie van Personal Assistant- en Office Coördinator-taken.

• Werken binnen een snelgroeiende organisatie die vooroploopt in de energietransitie.

• Rechtstreekse samenwerking met het management en betrokkenheid bij een dynamische projectomgeving.

• Een informele, ambitieuze en ondernemende cultuur waarin collega's elkaar graag helpen.