Document Management Specialist

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, systemen optimaliseren en collega’s verder helpen? En lijkt het je mooi om een sleutelrol te spelen binnen een van de snelst groeiende spelers in de energietransitie? Dan is dit jouw kans.

Wie zijn wij?

GIGA Storage is een van de koplopers in Europa op het gebied van Battery Energy Storage Systems (BESS). Met grootschalige batterijopslag maken wij het elektriciteitsnet flexibeler en versnellen we de energietransitie. Vanuit Amsterdam werken we met een ambitieuze en snelgroeiende organisatie aan innovatieve energieprojecten in Nederland, België en Duitsland. De komende jaren staan in het teken van verdere groei, professionalisering en schaalbaarheid. Daarom investeren we niet alleen in onze projecten, maar ook in de processen en systemen die deze groei ondersteunen. Bij GIGA Storage krijg je de kans om zichtbaar impact te maken binnen een organisatie die écht het verschil maakt.

Wat houdt de rol in?

Als Document Management Specialist ben jij de centrale spil van documentbeheer binnen GIGA Storage. Je zorgt ervoor dat onze documentomgeving overzichtelijk, toegankelijk en toekomstbestendig wordt ingericht. Daarbij werk je aan de verdere implementatie en optimalisatie van ons nieuwe Document Management Systeem (Intapp), dat bovenop SharePoint wordt ingericht.

Je bent niet alleen verantwoordelijk voor de techniek en structuur achter het systeem, maar ook voor de adoptie binnen de organisatie. Je helpt collega’s om documenten op de juiste manier vast te leggen, zorgt voor duidelijke afspraken rondom documentbeheer en creëert draagvlak voor nieuwe werkwijzen. Daarbij werk je samen met vrijwel alle afdelingen, van Legal en Finance tot Projecten en Management.

Je komt in een unieke fase terecht. De basis van het nieuwe systeem wordt momenteel gelegd, maar de echte implementatie, inrichting en borging moeten nog plaatsvinden. Jij krijgt hierin een sleutelrol. Van archiveringsbeleid en metadata tot zoekfunctionaliteiten en document governance: jij zorgt dat alles samenkomt in één werkbare en schaalbare oplossing.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Je ondersteunt de verdere implementatie en optimalisatie van Intapp en zorgt voor een logische, toekomstbestendige documentstructuur binnen SharePoint en het DMS.

• Je ontwikkelt en bewaakt richtlijnen voor documentbeheer, classificatie, naamgeving en archivering, zodat informatie goed beheerd en eenvoudig terug te vinden is.

• Je bent het aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen, begeleidt collega’s in het gebruik van het systeem en stimuleert de adoptie van nieuwe werkwijzen.

• Je verbetert de vindbaarheid van documenten en helpt de organisatie om sneller inzicht te krijgen in belangrijke informatie, zoals contractafspraken, verplichtingen en rapportagemomenten.

Wat breng jij mee?

Je bent iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, processen verbeteren en mensen verder helpen. Je vindt het leuk om eigenaarschap te nemen en bent communicatief sterk genoeg om collega’s mee te krijgen in nieuwe werkwijzen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt ervaring met documentbeheer, informatiemanagement of document control.

• Je hebt aantoonbare ervaring met SharePoint.

• Je hebt gewerkt met een Document Management Systeem (Intapp is een pre, maar zeker geen vereiste).

• Je bent gestructureerd, nauwkeurig en administratief sterk.

• Je communiceert gemakkelijk met verschillende stakeholders binnen een organisatie.

Waarom je kiest voor deze rol

• Je bouwt mee aan een volledig nieuw documentbeheerlandschap binnen een snelgroeiende organisatie.

• Je krijgt veel verantwoordelijkheid en bent de centrale spil op het gebied van documentbeheer binnen GIGA Storage.

• Je werkt samen met vrijwel alle afdelingen binnen de organisatie en hebt daardoor veel zichtbaarheid en impact.

• Je levert een directe bijdrage aan de energietransitie bij een marktleider in batterijopslag.

• Je werkt in een jonge, ondernemende organisatie waar je veel ruimte krijgt om mee te denken en verbeteringen door te voeren.

Wat bieden wij?

• Aantrekkelijk salaris met 8% vakantiegeld

• Prestatiebonus van maximaal 10%

• Vaste eindejaarsbonus van 7 tot 9%

• 28 vakantiedagen

• Persoonlijk ontwikkelingsbudget (€750,- per jaar)

• Pensioenregeling (2/3 werkgeversbijdrage)

• Laptop en netto telefoonvergoeding (€25,- per maand)

• Reiskostenvergoeding

• E-bike fietsplan

Solliciteren

Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Irene van Rosmalen (Talent Acquisition) via irene.van.rosmalen@giga-storage.com. Solliciteren kan direct via de link op deze pagina.